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엑셀 정렬하기, 오름차순 정렬, 내림차순 정렬, 사용자지정목록 정렬

커피 한 잔의 여유 2013. 4. 2. 06:06

오름차순 정렬, 내림차순 정렬, 사용자지정 목록 정렬


 

 

[링크]엑셀 함수 총정리 및 사용 예제

[링크]메모리스트 엑셀 함수 정리 목록 및 엑셀 팁 정리 목록

[링크]메모리스트 엑셀 카테고리 목록

 

엑셀은 데이터관리에 매우 유용한 프로그램이다. 엑셀의 기능 중 정렬 기능은 데이터관리에 매우 유용하면서도 자주 사용하게 되는 기능 중 하나이다.

 

정렬은 데이터를 작은 것부터 큰 것 순으로 정렬하거나, 큰 것부터 작은 것 순으로 정렬하는 방법 등을 말한다. 정렬의 기능오름차순 정렬, 내림차순 정렬, 2개 이상의 필드 정렬, 사용자 지정 목록 정렬로 구분할 수 있다.

 

정렬기능을 설명하기 위해 아래 그림을 예로 설명한다.

 

엑셀 정렬하기

 

 

오름차순 정렬, 내림차순 정렬


 

정렬 기능은 다음과 같이 분류된다.

1. 오름차순 정렬 : 숫자는 작은 수에서 큰 수 순, 한글은 가나다 순, 영어는 ABC 순

2. 내림차순 정렬 : 숫자는 큰 수에서 작은 수 순, 한글은 하파타 순, 영어는 ZYX 순

3. 2개 이상의 필드 정렬 : 2개 이상의 필드에 대해 오름차순이나 내림차순으로 정렬

4. 사용자지정 목록 정렬 : 사용자가 지정해 둔 순서 순

 

일반적으로 사용하는 정렬은 오름차순 정렬과 내림차순 정렬이다.

정렬 기능을 사용할 때는 데이터 영역을 범위로 지정해도 되지만, 데이터 영역 중 한 셀에 커서를 위치시키면 엑셀이 자동으로 범위를 판단하여 정렬을 진행하게 된다.

 


 

정렬 기능은 [데이터]-[정렬] 메뉴를 선택하면 된다.

아래의 그림은 정렬 메뉴를 선택한 상태의 화면이다.(엑셀 2010 기준)

 

정렬하고자 하는 항목(필드)을 정렬기준에서 선택한다.

정렬은 오름차순이나 내림차순을 선택하면 된다.

 

엑셀 데이터 정렬

 

여기서 실수할 수 있는 부분이 "내 데이터에 머리글 표시" 부분이다.

머리글은 위 그림의 경우 [성명], [부서], [성별], [직책]이 해당된다.

머리글까지 포함해서 정렬을 진행할 것인지, 아니면 머리글을 제외하고 정렬할 것인지를 선택하면 된다.

 

위 그림의 경우 머리글이 들어 있으므로 "내 데이터에 머리글 표시"에 체크를 해 주어야 한다.

체크를 하지 않으면 "성명"이라는 항목까지도 이름 중 하나로 생각을 하고 정렬을 하게 되는 불상사가 발생한다.

 

아래 그림은 [성명] 순으로 오름차순 정렬을 진행한 결과이다.

내림차순 정렬을 진행하고자 하면 [정렬] 항목에서 내림차순으로 선택하면 된다.

 

오름차순 정렬

 

 

 

2개 이상의 필드를 기준으로 정렬하기


 

정렬을 하다보면 1개의 필드를 기준해서 정렬하는 경우도 있지만, 2개 이상의 필드를 기준으로 정렬하는 경우가 종종 발생하게 된다.

 

2개 이상의 필드를 기준으로 정렬하는 방법도 1개의 필드를 기준으로 정렬하는 방법과 유사하다.

아래 그림처럼 [기준 추가] 버튼을 클릭해서 기준 항목을 추가한 후 정렬 기준을 설정하면 된다.

 

2개 이상의 필드를 기준으로 정렬

 

아래 그림은 1차 기준으로 [부서] 항목을 [오름차순 정렬]하고, 2차 기준으로 [성별]을 [오름차순 정렬]한 화면이다.

필요에 따라서는 오름차순 정렬과 내림차순 정렬을 섞어가면서 사용해도 된다.

 

2개 이상의 필드를 기준으로 정렬한 결과

 

 

 

사용자지정 목록 정렬하기


 

정렬을 하다보면 원하는 순서대로 정렬을 진행하고자 하는 경우가 발생한다.

예를 들어 직책순인 사장, 부장, 과장, 대리, 사원 순으로 정렬하는 경우이다.

 

그 외에도 일요일, 월요일, 화요일, 수요일, 목요일, 금요일, 토요일 순이나

일월, 이월, 삼월, 사월, 오월, 유월, 칠월, 팔월, 구월, 시월, 십일월, 십이월 순,

갑, 을, 병, 정, 무, 기, 경, 신, 임, 계 순,

자, 축, 인, 묘, 진, 사, 오, 미, 신, 유, 술, 해 순 등이 이에 해당한다.

 

아래 그림은 사용자지정 기능을 적용하지 않은 채 직책별 오름차순 정렬을 진행한 화면이다.

그림을 보면 가나다 순에 해당하는 과장, 대리, 부장, 사원, 사장 순으로 정렬된 것을 볼 수 있다.

 

직책순 오름차순 정렬한 결과

 

그럼 원하는 순서대로 정렬을 하기 위해서는 어떻게 하면 될까?

먼저 정렬하고자 하는 순서를 등록해 두어야 한다.

 

사용자 지정 목록 등록은 [도구]-[옵션]-[사용자 지정 목록](엑셀 2003 기준) 또는 [파일]-[옵션]-[고급]-[일반]-[사용자 지정 목록 편집](엑셀 2010 기준) 에서 설정한다.

 

사용자 지정 목록 편집

 

목록 항목에 원하는 사용자 목록을 등록 후 [추가] 버튼을 클릭 후 확인 버튼을 누르면 된다. 아래 그림은 목록 항목에 사장, 부장, 과장, 대리, 사원 항목을 넣은 경우이다.

 

추가 버튼을 눌러서 등록하게 되면 왼쪽의 사용자 지정 목록에 목록이 추가된다. 자주 사용할만한 항목들은 이미 등록이 되어 있음을 볼 수 있다.

 

사용자 지정 목록에 정렬 항목 추가

 

이제 사용자 지정 목록이 등록되었으니 정렬에서 사용하면 된다.

 

이전에 정렬을 진행하는 방식처럼 [데이터]-[정렬] 메뉴를 선택 후 정렬 대화창에서 정렬 항목을 사용자 지정 목록으로 변경한 다음, 사용자 지정 목록에서 조금 전에 추가한 목록을 선택하면 된다.

 

사용자 지정 목록으로 정렬을 진행하는 과정

아래 그림을 보면 직책 항목이 사용자 지정 목록으로 정렬되었음을 확인할 수 있다.

 

직책 항목이 사용자 지정 목록으로 정렬된 결과

 

 


 

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